開協調會技巧與流程

今天說說開會，只不過今天說的這個會，不是單位或企業內部的工作會行政會辦公會，而是協調單位或企業外部關係、解決具體問題的協調會。

方法/步驟

協調會是會議的一個種類，它主要是為解決涉及多部門職能共同作用才能解決的事項。協調會一般由上一個層次的相關領導召集，涉及到的部門負責人參與，對需要協調的事項以會議的形式進行研究，統一思想統一觀點和看法，在主持人認為必要或落實事項需要的情況下，形成會議紀要備查。

協調會屬於行政性會議的一個種類，一般由承辦或主辦某事項的部門向上級機關提出，重要的事項還必須以書面形式申報，請求上級指定相關領導召集該事項的責任部門負責人開會，對相關工作進行協調。協調會有政府層面的，有部門層面的。政府層面的協調會，一般由分管市領導或聯絡該事項所在行業的副秘書長召集；部門層面涉及多位分管領導負責的工作，在推動工作中遇到問題時，也會採用協調會這樣的形式，解決職責不明或責任不清的問題。部門的協調會，一般都由主要領導指定常務副職或某位分管領匯出面協調。

協調會既然在化解矛盾糾紛、推動社會發展經濟建設等重大事項方面，具有不可或缺的重要作用，那我們怎樣利用協調會推動工作，又怎樣開好協調會呢？我有以下一些基本看法：

一是利用協調會可以提高辦事效率。

現在企業辦事難，只有在企業這個層面，跑具體工作的朋友的感受最深。如果跟政府部門的辦事人員不熟悉或者沒有交情，一件小事被跑若干趟是常事。就是政府部門之間，也會因一些有權部門“莫須有”的忙，把辦理部門急得團團轉的情況發生。好在有協調會這樣的機制可供利用。比如企業或政府部門，在推進重大專案或解決歷史遺留問題時，如果遇到兩個以上政府部門對同一件事推諉扯皮，就可找到政府相關領導或透過相關部門向政府報告，請求上級領導召集協調會解決相關問題。進入政府領匯出面協調解決這個層面，問題解決起來就快了。

二是透過協調會可以明確責任單位和解決問題的時限。

很多工作推動不了，除了辦事審批環節多以外，很大的原因就是部門之間推諉扯皮，影響了辦事效率。部門之間扯皮企業是沒有辦法的，就是政府部門牽頭負責的某一項專項工作，面對有權部門不配合，牽頭辦事部門也只有抓瞎。在實際工作中，凡是遇到其他部門不來氣弄不動工作了，就給政府打報告請求協調。在上一個層面召集的協調會上，各相關部門都必須要表態，表明自己的職能職責，說清楚那些事情該自己解決，那些事情不該自己解決，三對如面把事情說清楚了，問題解決起來就會快很多。

三是召開協調會要做好會前的溝通協調工作。

現實工作中，往往都是平等主體之間，才會出現推諉扯皮的事。有事業心責任感的領導，才會勇於承擔協調會之類的事。相關領導受理協調會事項後，應該首先找主辦單位或上報事項的部門把情況摸清楚，把矛盾糾紛的癥結和物件梳理明確；再分頭聽取糾紛各方的意見，並做疏解促其讓步的工作；在分頭做好溝通工作，對協調處理意見基本達成一致的基礎上，再擇時召開協調會，由當事各方在會上各自陳述自己的觀點和解決問題的意見，召集人總結歸納成各方都能接受的協調意見就OK了。

協調會是解決問題尤其是久拖不決的問題的好辦法，但也需要相關領導敢於下深水，直面基層面臨的棘手問題。如果遇到心中無數的領導，那他只有耍滑頭找藉口推，或者轉給有綜合職能的部門去協調處理。其實，相關領導能夠經常透過協調會解決下面的矛盾糾紛，對組織領導能力的提升、對基層情況和政策法規的熟悉，以及自身形象素質的提升，都是大有裨益的。