質量管理體系檔案編號規定和標識規則
一、一級檔案(質量手冊)編號規定
質量手冊編號由三部分組成:
第一部分:公司英文簡寫,即XX
第二部分:檔案級別。質量手冊的檔案級別用A表示。
第三部分:版本號。版本號從0開始,第一次修改變為1,第二次修改變為2,依此類推。
舉例:
質量手冊
XX – A – 0
英文簡寫版本號
二、二級檔案(程式檔案)編號規定
程式檔案編號由四部分組成:
第一部分:公司英文簡寫,即XX。
第二部分:檔案級別。程式檔案的檔案級別用B表示。
第三部分:流水號。用1、2、3……依次排序。
第四部分:版本號。版本號從0開始,第一次修改變為1,第二次修改變為2,依此類推。
舉例:
程式檔案版本號
XX – B – 1 - 0
英文簡寫流水號三、三級檔案編號規定
三級檔案編號由五部分組成:
第一部分:公司英文簡寫,即XX。
第二部分:檔案級別。三級檔案的檔案級別用C表示。
第三部分:檔案類別。
三級檔案包括:工作依據、作業指導書、崗位職責。
a)工作依據型別:
“法規”表示為“FG”
“規章”表示為“GZ”
“公司內部制度”表示為“ZD”(意為“制度”)
“其他檔案”表示為“QT”(意為“其他”)
b)作業指導書
作業指導書按用途分類,可分為:規範類、指南類、標準類、綜合類。
“規範”用“GF”表示
“指南”用“ZN”表示
“標準”用“BZ”表示
c)崗位職責用“ZZ”表示
第四部分:流水號。用1、2、3……依次排序。
第五部分:版本號。版本號從0開始,第一次修改變為1,第二次修改變為2,依此類推。
舉例:
三級檔案流水號
XX – C –(LB)– 1 – 0
英文簡寫檔案類別版本號
四、四級檔案編號規則
四級檔案編號由五部分組成(每部分中間以“-”連線):第一部分:公司英文簡寫,即XX
第二部分:檔案級別。四級檔案的檔案級別用D表示。
第三部分:四級檔案型別
四級檔案型別由三部分組成:用途+使用範圍
a)按用途分類,可分為:註冊類、臨床類、服務類、檢查類、調查類、綜合類、其他類。
“註冊類”用“ZC”表示
“臨床類”用“LC”表示
“服務類”用“FW”表示
“檢查類”用“JC”表示
“綜合類”用“ZH”表示
“其他類”用“QT”表示
b)按使用範圍分類,可分為:對內、對外。
“對內”用“N”表示,即僅在公司內部流轉;
“對外”用“W”表示,即需在公司外部流轉;
第四部分:流水號。同類型文書用1、2、3……依次排序;不同型別文書分別獨立編排流水號。
第五部分:版本號。
版本號從0開始,第一次修改變為1,第二次修改變為2,依此類推。
舉例:
四級檔案使用範圍版本號
XX – D –(LX)N – 5 – 0
英文簡寫型別流水號
五、質量管理體系檔案標識規則
1、質量管理體系紙質檔案的受控狀態分為“受控”和“非受控”兩種。公司內發放及提供給認證機構的為受控檔案,發放時應加蓋“受控”印章,並編分發號。發往公司外的檔案屬非受控檔案。
答,檔案編碼一般由公司程式碼、檔案程式碼、年號程式碼、檔案序號組成。檔案級別、程式碼及類別一般為:檔案級別,程式碼,檔案型別,備註。
四級檔案,GT
工作檔案
溝通檔案、記錄資料、表格
四級檔案(工作檔案)編號方法:
記錄序號
檔案序號
記錄程式碼
檔案程式碼
公司程式碼
公司程式碼
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